La importancia que tiene la eficiente gestión de los documentos custodiados en los archivos pasa desapercibida a gran parte de la población, e incluso, a veces, a personal responsable de su custodia. Se pueden localizar un gran número de noticias sobre diversas adversidades acaecidas donde se menciona la desaparición de los documentos, y pocos identifican que la propia desaparición de los documentos ya es un problema en sí mismo, además de las consecuencias ocasionadas, patrimoniales y legales.